Em uma empresa comercial, um importante custo passa pelo estoque do negócio. É preciso ter estoques das mercadorias em níveis suficientes para atender as vendas, assim como e é importante que os estoque não atinjam níveis altos demais e acabem gerando custos desnecessários.
Fica evidente então, a importância de se manter um controle eficientes sobre os estoques. Mas o que é essencial que o empresário saiba sobre gerir estoques?
Primeiramente, como o controle de estoques visa manter em dia a informação dos saldos em estoque e dos seus respectivos custos de aquisição, todas as entradas e saídas devem ser registradas em um sistema centralizado, seja um ERP, seja uma simples planilha. Isto se aplica tanto para estoques de mercadorias para revenda, quanto para estoques de matérias-primas, insumos e embalagens para produção.
Periodicamente o estoque físico deve ser verificado confrontando com o estoque contábil. A este processo damos o nome de inventário físico, e ele deve ser realizado com uma frequência que seja razoável em relação ao volume de movimentação e risco de divergência.
O cadastro dos produtos também é um item importante a ser observado no controle. Geralmente problemas podem surgir quando não se dá atenção necessária a: Descrição adequada, unidades de medida, NCM (classificação tributária), códigos de barras (GTIN) e etc.
Um sistema de definição de custos dos estoques deve ser escolhido. Os mais utilizados são o “Preço Médio Ponderado” (PMP) e o “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (PEPS). Assim, os valores contábeis dos saldos de estoques refletirão a realidade financeira dos custos de manter os mesmos.
Por fim, é crucial fazer o dimensionamento dos estoques mínimos e máximos por item, bem como categorizar os itens estocados conforme a curva ABC. Estas definições de parâmetros permitem tomar decisões de compra, em relação a quantidades, lotes e periodicidade, bem como decisões de produzir/comercializar entre produto X ou Y.
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