O home office, principalmente após a pandemia, se consolidou como uma realidade no mercado de trabalho, oferecendo mais flexibilidade e redução de custos com estrutura física para as empresas. No entanto, muitos empregadores não entendem os custos reais de manter um colaborador remoto, já que, mesmo fora do ambiente da empresa, há obrigações legais e despesas que devem ser consideradas.
Custos do trabalho remoto
Apesar de parecer mais econômico, o home office envolve gastos que vão além do salário. Entre os custos diretos, estão o fornecimento ou reembolso de equipamentos e ferramentas de trabalho, como computador, cadeira ergonômica, mesa, headset e acesso à internet. Já os custos indiretos incluem despesas com energia elétrica, manutenção de equipamentos e eventuais ajudas de custo mensais para compensar o uso da estrutura domiciliar do colaborador que deve ser baseado no valor em CCT, ou estimar e firmar acordo individual com o empregado ja que a legislação não fixa um valor.
Como calcular a ajuda de custo
A ajuda de custo no home office serve para compensar os gastos adicionais do colaborador com despesas como energia elétrica, telefone e internet. Apesar de ser paga pela empresa, ela não integra o salário e, portanto, é isenta de encargos trabalhistas. O cálculo pode ser feito de forma estimada, considerando o uso médio de cada recurso.
Por exemplo, suponha que um computador consuma cerca de 0,05 kW por hora, e o colaborador trabalhe 8 horas por dia, 22 dias por mês. Nesse caso, o cálculo seria:
0,05 kW x 8h x 22 dias = 8,8 kW/mês. Se o custo do kW na região for R$ 0,83, o gasto mensal com o equipamento seria de aproximadamente R$ 7,30.
Com base em cálculos como esse, somando ainda uma estimativa proporcional de internet e telefone, a empresa pode definir um valor fixo de ajuda de custo ou um reembolso variável, ajustando de acordo com o uso real e garantindo equilíbrio entre ambas as partes.
Obrigação legal e políticas internas
A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) determina que todas as condições do teletrabalho devem estar descritas em contrato, incluindo quem será responsável pelos equipamentos, manutenção e despesas operacionais. Ou seja, o empregador deve formalizar por escrito as regras do home office, evitando conflitos futuros. É fundamental que a empresa tenha uma política interna clara de teletrabalho, especificando direitos, deveres e critérios de reembolso.
Impacto sobre encargos trabalhistas e benefícios
Mesmo em home office, o funcionário continua com todos os direitos trabalhistas garantidos, como FGTS, INSS, 13º salário, férias e vale-alimentação (quando previsto em contrato ou convenção coletiva). O que muda é o vale-transporte, que não é obrigatório já que o colaborador não precisa se deslocar. Além disso, empresas devem ficar atentas às questões de ergonomia e saúde ocupacional, podendo ser responsabilizadas por doenças relacionadas ao trabalho remoto.
Vantagens e cuidados para o empregador
Apesar dos custos, o home office pode representar ganhos de produtividade, economia com aluguel e redução de absenteísmo. No entanto, o empregador deve investir em gestão eficiente, comunicação digital e acompanhamento de desempenho, garantindo que o trabalho remoto seja sustentável. A falta de controle sobre o uso de equipamentos e horários pode gerar passivos trabalhistas, como horas extras não registradas.
Conclusão
Manter um funcionário em home office exige mais do que apenas permitir que ele trabalhe de casa é necessário planejamento, controle e atenção às obrigações legais e estruturais. A Alpha Consult pode ajudar sua empresa a calcular corretamente os custos, ajustar contratos e garantir a conformidade com a legislação trabalhista.