O controle financeiro de uma empresa é composto pelo registro de todas as entradas e saídas de recursos — vendas, pagamentos, transferências, recebimentos e despesas em geral. O objetivo é claro: garantir que todas as movimentações financeiras das contas bancárias estejam refletidas no sistema financeiro da empresa, seja ele uma planilha ou um ERP.
Sem esse controle apurado, as decisões empresariais passam a ser tomadas com base em dados imprecisos, o que compromete o fluxo de caixa, a apuração de resultados e a segurança fiscal.
A conciliação bancária é o processo que garante a fidelidade desses dados. Ela consiste em conferir os lançamentos financeiros internos da empresa com os extratos bancários oficiais, assegurando que ambos estejam em sintonia. Esse processo evita erros comuns como lançamentos duplicados, receitas não registradas, tarifas não contabilizadas e até fraudes. Em resumo, a conciliação bancária é a única forma de validar se o controle financeiro da empresa está batendo com a realidade do banco.
Como Fazer a Conciliação Bancária?
Esse processo pode ser realizado de duas formas:
- Manual: comparando os lançamentos do controle financeiro interno (em planilhas, por exemplo) com o extrato bancário, linha por linha.
- Automatizada: utilizando um ERP financeiro com recurso de conciliação bancária, que importa o extrato bancário (normalmente no formato OFX ou via integração automática) e faz o cruzamento automático com os lançamentos do sistema, facilitando a identificação de divergências.
Passo a passo para fazer a conciliação bancária:
- Reúna os extratos bancários de todas as contas
Baixe os extratos no período desejado (diário, semanal ou mensal). Prefira os formatos digitais compatíveis com ferramentas de conciliação (como OFX, CSV ou XLS), especialmente se estiver utilizando um ERP. Se for fazer o processo manual, use a versão em PDF ou impressa. - Abra seu controle financeiro interno
Pode ser um ERP financeiro, uma planilha de controle de caixa ou outro sistema utilizado pela empresa. Garanta que todas as movimentações tenham sido lançadas corretamente, com datas, valores, descrição da operação e forma de pagamento. - Compare lançamento por lançamento
Analise cada linha do extrato bancário e veja se há um lançamento correspondente no controle financeiro. No método manual, isso exige atenção redobrada. No método automatizado, o próprio sistema destaca os lançamentos que batem e os que precisam de revisão. Nessa etapa, verifique: Receitas que caíram no banco, mas não foram registradas; Tarifas bancárias, impostos, estornos ou débitos automáticos esquecidos; Pagamentos lançados com valor ou data incorretos e Lançamentos duplicados - Ajuste as divergências encontradas
Ao identificar uma diferença, corrija-a imediatamente: faça o lançamento que estiver faltando, edite valores errados, exclua duplicações ou categorize corretamente despesas automáticas. Essa correção precisa ser feita com critério e rastreabilidade. - Valide os saldos finais
Após todas as correções, o saldo final do controle financeiro interno deve ser igual ao saldo final do extrato bancário. Se houver diferença, é sinal de que ainda há inconsistências a serem analisadas. - Registre a conciliação realizada
Mantenha um histórico das conciliações feitas, com data de referência, responsável e observações relevantes. Essa prática oferece segurança e transparência para futuras auditorias, fechamento contábil e decisões gerenciais.
Conclusão
A conciliação deve ser feita com frequência. Quanto maior o volume de transações da empresa, menor deve ser o intervalo entre as conciliações. Empresas bem-organizadas fazem isso diariamente ou semanalmente, evitando acúmulos e facilitando a detecção de erros em tempo hábil.
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