Admitir um novo colaborador vai muito além de assinar a carteira de trabalho. É um processo que exige planejamento, atenção às exigências legais e cuidados com a formalização, desde os documentos iniciais até o registro no eSocial. Quando feito corretamente, evita riscos trabalhistas, multas e garante uma relação saudável e segura entre empresa e empregado.
Planejamento e definição do cargo
O primeiro passo é entender a real necessidade da vaga. Definir claramente o cargo, as atividades a serem desempenhadas, o perfil desejado e o tipo de contrato que será adotado seja como prazo indeterminado, prazo determinado ou contrato de experiência. Isso ajuda a direcionar a seleção e garante que a contratação seja adequada ao momento da empresa evitando desvio de função. Essa etapa também é importante para alinhar expectativas com o colaborador evitando desperdício de tempo ou problemas futuros.
Documentação e tipos de contratos
Antes do início das atividades, é necessário reunir a documentação do novo empregado. Entre os documentos padrão estão o RG, CPF, carteira de trabalho digital, título de eleitor, comprovante de residência, certidão de nascimento ou casamento, número do PIS, comprovante de escolaridade e dados bancários. Dependendo da função, outros documentos podem ser exigidos, como exames toxicológicos para motoristas. Além disso, vale lembrar que o vínculo empregatício começa no momento em que o empregado inicia sua prestação de serviços, independentemente do envio formal. Apo
Exame médico admissional e exames complementares
Outro passo obrigatório no processo de admissão é a realização do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional admissional. Esse exame tem como objetivo verificar se o trabalhador está apto para exercer a função proposta, considerando os riscos envolvidos. Ele deve ser realizado antes do início das atividades, e sua emissão é de responsabilidade de um médico do trabalho. Além disso, dependendo da natureza do cargo, da indicação de exames complementares no PGR ou PCMSO, podem ser exigidos exames complementares, como o exame de acrofobia ou avaliação cardiológica para funções que envolvam trabalho em altura, exposição a agentes químicos, ruído excessivo ou atividades de risco. Garantir a aptidão física e mental do colaborador é fundamental para a segurança dele e da empresa.
Registro, contrato e carteira assinada
Todo empregado deve ser registrado formalmente e ter seu contrato de trabalho devidamente elaborado e assinado por ambas as partes. Esse contrato pode ser por prazo indeterminado, que é o mais comum, ou por prazo determinado, como no caso de contratos de experiência. A assinatura da carteira de trabalho é obrigatória e deve constar a data de admissão, remuneração e demais condições pactuadas. Além de ser um direito do trabalhador, o registro formal garante segurança jurídica para ambas as partes e é essencial para o cumprimento das obrigações legais. É sempre importante ao final do processo de admissão, solicitar ao novo empregado que verifique se o registro ja esta constando na CTPS Digital.
Integração e ambientação
Após a admissão formal, é fundamental oferecer ao novo colaborador um processo de integração bem estruturado. Apresentá-lo à equipe, esclarecer as normas da empresa, explicar a cultura organizacional e detalhar suas responsabilidades são passos essenciais para que ele se sinta acolhido e confiante em sua nova função. Além disso, esse momento é ideal para reforçar os canais de comunicação interna e instruí-lo sobre o uso de sistemas e ferramentas que fará parte de sua rotina de trabalho. Uma ambientação eficiente contribui para a produtividade e reduz a rotatividade.
Comunicação com o eSocial
Todas as etapas da admissão devem ser informadas corretamente ao eSocial. A comunicação deve ocorrer antes do início das atividades do empregado, por meio do evento S-2200 (admissão completa) ou S-2190 (admissão preliminar, com complementação posterior). O não cumprimento desse prazo pode gerar multas e complicações para a empresa. Manter a conformidade com o eSocial garante não apenas a regularidade da contratação, mas também a segurança jurídica para empregador e empregado. Além disso, facilita a fiscalização e o acesso do trabalhador aos seus direitos.
Conclusão
Realizar uma admissão correta é essencial para garantir que a empresa atue dentro da legalidade e evite complicações futuras. Além de proteger os direitos do trabalhador, um processo de admissão bem executado contribui para um clima organizacional saudável e fortalece a imagem da empresa no mercado. Se precisar de suporte para garantir que suas contratações estejam 100% regulares, conte com a ajuda especializada da Alpha Consult e evite dor de cabeça.