O controle de estoques é um dos pilares fundamentais para a saúde financeira e operacional de uma empresa. Em um negócio comercial, o estoque representa uma parte significativa dos custos, e sua gestão inadequada pode acarretar em desperdícios, perda de capital e até prejuízos. Seja para mercadorias destinadas à revenda ou insumos para produção, um controle eficaz de estoques é essencial para manter a lucratividade e a competitividade de uma empresa no mercado.
Neste post, vamos abordar de forma objetiva e prática como um bom controle de estoques pode ser feito, quais são os principais pontos de atenção e como você pode implementar estratégias que garantam o sucesso da sua gestão.
Por Que Controlar Estoques?
O estoque de uma empresa é o reflexo direto de sua operação. Um excesso de estoque pode imobilizar capital desnecessário e gerar custos adicionais, como armazenamento, manutenção e até perdas por obsolescência ou deterioração. Por outro lado, a falta de estoques pode resultar em perda de vendas e insatisfação dos clientes. Portanto, o equilíbrio é fundamental.
O objetivo do controle de estoques é garantir que sua empresa sempre tenha a quantidade certa de produtos ou insumos necessários para operar de forma eficiente, sem perder oportunidades de vendas e evitando custos desnecessários.
1. Comece com a Base: Cadastro de Produtos
A base para um controle de estoques eficiente começa com o cadastro correto de seus produtos. É crucial que todos os itens que compõem o estoque estejam bem identificados e cadastrados em um sistema de gestão, seja ele um ERP (Enterprise Resource Planning) ou uma planilha mais simples, adequada ao porte do seu negócio.
Ao cadastrar seus produtos, leve em consideração os seguintes elementos:
- Descrição Completa: Garanta que cada item tenha uma descrição clara e precisa, facilitando a identificação.
- Unidade de Medida: A definição correta das unidades (peça, quilo, litro, etc.) evita erros na movimentação e contagem de estoques.
- Classificação Fiscal (NCM): O código NCM correto garante que a tributação seja aplicada adequadamente, evitando problemas com o fisco.
- Códigos de Barras (GTIN): A identificação por código de barras ajuda na automação de processos e na precisão dos registros.
Um cadastro bem estruturado permite que o controle de estoque seja feito de maneira mais precisa e com menor risco de erros.
2. Escolha um Método de Custeio
Um dos maiores desafios na gestão de estoques é o controle dos custos relacionados aos produtos armazenados. Para isso, é necessário escolher um método de custeio que seja aplicável à realidade do seu negócio. Os dois métodos mais utilizados no mercado são:
- Preço Médio Ponderado (PMP): Este método calcula o custo médio de um item no estoque, considerando as diversas compras realizadas ao longo do tempo. A cada nova entrada de mercadorias, o custo médio é atualizado.
- Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS): No método PEPS, os itens que entram primeiro no estoque são os primeiros a sair. Assim, o custo dos produtos mais antigos é utilizado para contabilizar o custo das vendas realizadas.
A escolha do método de custeio influencia diretamente nos resultados financeiros da empresa. O PMP é recomendado para empresas que têm uma grande variação no custo de aquisição dos produtos, enquanto o PEPS é ideal para negócios que precisam manter um controle rigoroso sobre os produtos mais antigos, evitando perdas por validade ou obsolescência.
3. Registre Todas as Movimentações
O controle eficiente de estoques requer o registro detalhado de todas as movimentações, tanto de entrada quanto de saída de produtos. Cada vez que um item é vendido, devolvido ou adquirido, essas transações precisam ser documentadas.
Por isso, é fundamental que todos os colaboradores envolvidos com o estoque estejam treinados e cientes da importância de registrar cada movimentação de maneira precisa. Erros nos registros podem resultar em divergências significativas entre o estoque físico e o estoque contábil, impactando diretamente nas finanças da empresa.
4. Realize Inventários Físicos Periodicamente
Mesmo com um controle rigoroso e um sistema eficiente, é essencial realizar inventários físicos periódicos para garantir que o estoque contábil (registrado no sistema) corresponda ao estoque real (disponível fisicamente). O inventário físico é o processo de verificar, item a item, as quantidades em estoque, e compará-las com os registros do sistema.
A frequência do inventário físico depende do volume de movimentação de estoques da sua empresa e do risco de perdas ou divergências. Para empresas com alta rotatividade de produtos, recomenda-se inventários mensais ou trimestrais. Já para negócios com movimentação mais baixa, inventários semestrais ou anuais podem ser suficientes.
Além do inventário completo, muitas empresas optam por realizar inventários cíclicos, onde uma pequena parte do estoque é contada periodicamente ao longo do ano. Isso ajuda a identificar problemas pontuais sem a necessidade de interromper as operações.
5. Defina Estoques Mínimos e Máximos
Outra estratégia importante para evitar problemas no controle de estoques é definir estoques mínimos e máximos para cada item. O estoque mínimo representa a quantidade mínima de um produto que a empresa deve ter para garantir o abastecimento até a próxima compra. Já o estoque máximo é o limite que não deve ser ultrapassado, para evitar excesso de capital imobilizado.
A definição desses limites é baseada em fatores como o tempo de reposição, a demanda dos clientes e a sazonalidade. Manter um equilíbrio entre esses parâmetros ajuda a empresa a planejar melhor suas compras e evitar tanto a falta de produtos quanto o excesso de mercadorias paradas.
6. Utilize a Curva ABC para Classificar os Produtos
A Curva ABC é uma ferramenta utilizada para categorizar os produtos em três classes, de acordo com a sua importância para o negócio:
- Classe A: Produtos de maior valor ou maior volume de vendas, que representam a maior parte do faturamento da empresa.
- Classe B: Produtos de importância intermediária.
- Classe C: Produtos de menor valor ou menor volume de vendas, mas que ainda são relevantes para o portfólio.
A análise ABC ajuda a concentrar esforços de controle e gestão nos produtos mais importantes, otimizando os recursos e garantindo que os itens mais valiosos recebam maior atenção na hora de planejar compras e gerenciar o estoque.
7. Automatize o Processo de Controle de Estoques
Hoje em dia, contar com a tecnologia é essencial para uma gestão eficiente de estoques. Implementar um sistema de ERP integrado que automatize o processo de controle de estoques pode reduzir erros, agilizar a tomada de decisões e melhorar a precisão dos registros.
Sistemas de ERP permitem o controle em tempo real de todas as entradas e saídas, calculam automaticamente os custos dos produtos e emitem relatórios gerenciais que ajudam na tomada de decisão. Além disso, muitos sistemas permitem integrar com outros setores da empresa, como compras, vendas e finanças, facilitando a comunicação e o planejamento estratégico.
Conclusão
O controle de estoques é um fator decisivo para o sucesso de uma empresa, especialmente no setor comercial. Um estoque bem gerido permite que a empresa opere de forma eficiente, evite desperdícios e maximize seus lucros.
Ao implementar práticas como o cadastro detalhado de produtos, a escolha de um método de custeio adequado, o registro de todas as movimentações e a realização de inventários periódicos, sua empresa estará no caminho certo para garantir que o estoque seja um ativo valioso, e não uma fonte de problemas.
A chave está em equilibrar o nível de estoque com as necessidades do negócio, mantendo sempre a informação precisa e em dia.