Pagar impostos é uma obrigação inevitável, mas pagar mais do que o necessário é, muitas vezes, consequência de falhas na gestão tributária. Muitos empresários, mesmo com boa organização financeira, acabam deixando dinheiro na mesa ao não se atentarem para detalhes que poderiam gerar economia dentro da lei. Evitar erros simples pode ser a diferença entre uma empresa sufocada pela carga tributária e um negócio financeiramente saudável.
A seguir, destacamos os 5 erros mais comuns que aumentam os tributos pagos e como evitá-los.
1 – Errar na escolha do regime tributário
O regime de tributação define quanto e como sua empresa vai pagar impostos. Muitas vezes, empresários permanecem no Simples Nacional acreditando que é sempre a opção mais vantajosa, quando, na prática, o Lucro Presumido ou até mesmo o Lucro Real poderiam gerar economia. No final das contas, a empresa deve realizar um estudo mais aprofundado, considerando toda a estrutura de receitas e de despesas, custos e insumos da operação, e simular qual a carga tributária final prevista para cada regime tributário, optando pelo regime de menor carga, sempre.
Além de realizar previsões de receitas e despesas, especialmente folha de pagamento, e escolher adequadamente o melhor regime tributário, é essencial revisar anualmente se a estrutura de receitas e despesas da empresa se modificou, e assim verificar se há necessidade de mudança no regime tributário da empresa. Sem um planejamento tributário anual, baseado em projeções de faturamento, margem de lucro e folha de pagamento, a empresa pode estar pagando bem mais do que deveria.
2 – Falhas na classificação fiscal de produtos e serviços
Cada produto e serviço possui códigos fiscais específicos que determinam alíquotas de impostos como ICMS, PIS e Cofins. Um erro nessa classificação pode gerar pagamento a maior ou, ainda pior, autuações por recolhimento incorreto. No cadastro de produtos temos classificações importantes como a NCM e o CEST, além do CST e CFOP nas notas fiscais. Já para serviços o código ISS (LC 116/03) deve ser estritamente bem definido para cada tipo de serviço que a empresa presta.
A etapa anterior, de planejamento tributário, inclui a classificação dos CNAEs (atividades econômicas), que reflete diretamente nos códigos fiscais que poderão ser utilizados para produtos e serviços. Portanto, empresas que não possuem um processo estruturado de classificação fiscal acabam arcando com riscos elevados e custos desnecessários.
3 – Perder prazos ou enviar informações incorretas
A entrega de obrigações acessórias dentro do prazo é fundamental para evitar multas automáticas. Além disso, erros de digitação ou informações incompletas em declarações como SPED, EFD-Contribuições ou PGDAS podem gerar divergências e cobranças adicionais.
Muitas vezes, o fisco já possui todos os dados para fins de cruzamento e verificação das informações declaradas pelas empresas, então, é fundamental que haja um trabalho robusto de adequação, conforme os dados fiscais gerados pela empresa. A falta de organização e revisão das informações fiscais, portanto, é um dos fatores que mais oneram as empresas com penalidades evitáveis.
4 – Não aproveitar créditos tributários e incentivos fiscais
Muitas empresas deixam de se beneficiar de créditos de PIS e Cofins, incentivos regionais ou programas de desoneração simplesmente por falta de acompanhamento. No Lucro Real, por exemplo, créditos sobre insumos podem reduzir de forma significativa o valor final dos tributos.
Da mesma forma, empresas de determinados setores podem ter incentivos fiscais que raramente são explorados, representando economia direta no caixa. Outros aspectos como a monofasia e substituição tributária devem estar sempre no radar para fins de beneficiamento da empresa e redução de carga tributária.
5 – Falta de automação nos processos fiscais
Quando a empresa não investe em automação, toda a rotina de apuração e envio de obrigações fica sujeita a falhas humanas. A digitação manual de notas fiscais, por exemplo, além de consumir tempo, aumenta o risco de erros que podem resultar em pagamento indevido de impostos ou multas por inconsistências. Quanto maior o volume de dados fiscais gerados (notas fiscais de entrada e de saída), maior a chance de erro humano, e consequentemente, mais indicada a implantação de processos automatizados de missão e escrituração de notas fiscais.
Além de optar, quando possível, por processos automatizados, a empresa deve promover tarefas de verificação mensal dos dados fiscais (notas emitidas, códigos fiscais utilizados, créditos tributários), como numa auditoria interna da área tributária, além da revisão periódica dos processos automatizados, como uma verificação trimestral, por exemplo, da correção dos processos. Sistemas integrados e automatizados reduzem falhas, aumentam a produtividade da equipe e garantem maior conformidade tributária.
Conclusão
O peso da carga tributária no Brasil já é alto por natureza. Mas o que muitos empresários não percebem é que parte desse peso vem de erros evitáveis dentro da própria empresa. Com um bom planejamento tributário, processos bem estruturados e uso de tecnologia, é possível pagar apenas o que realmente é devido, sem comprometer a competitividade do negócio.
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